Tartu Hugo Treffneri Gümnaasiumi andmekaitsetingimused

Munga 12, Tartu 51007
e-post kantselei@htg.tartu.ee
tel +372 7461715

 

Kooli andmekaitsetingimustes selgitame, kuidas ja mis põhimõtetest lähtuvalt töötleb kool õpilaste, nende vanemate või teiste koolilt teenust saavate isikute isikuandmeid. Töötleme ainult neid andmeid, mis on kooli ülesannete täitmiseks vajalikud, lähtudes minimaalsuse põhimõttest – st me ei küsi ega säilita rohkem isikuandmeid, kui tarvis.

Kooli töötajatel, sh hoolekogu liikmetel on ligipääs isikuandmetele vaid sellises mahus, mil neid seda tööks vaja läheb. Kõik kooli töötajad kohustuvad hoidma isikuandmeid konfidentsiaalsena,  sealhulgas on keelatud nende avalikustamine, paljundamine, müümine, edastamine või muul viisil juurdepääsu võimaldamine kolmandatele isikutele nii koolis töötamise ajal kui tähtajatult pärast töösuhte lõppemist.

Tagame, et on välistatud kolmandate isikute juurdepääs andmetele ning andmete kaitse juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise, kaotsimineku jms eest.

 

Sisukord

Isikuandmete töötlemise alused
Sisseastumiseks kogutavad andmed
Õpilase andmed õppetöös
Õppeinfosüsteem ja e-õppe keskkonnad
Muud kooli kasutatavad infosüsteemid
Õpilase tugivajaduse- ja terviseandmed
Lapsevanema andmed
Videovalve koolis
Filmimine ja pildistamine koolis
Veebileht, koolileht ja sotsiaalmeedia
Vilistlased
Kooli dokumendiregister
Tööle kandideerimine
Kooli lepingupartnerite isikuandmed
Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele
Isiku õigused seoses oma andmetega

 

Isikuandmete töötlemise alused

 

  • Kool täidab avalikku ülesannet üldhariduse pakkumisel ja selle käigus töötleme õpilaste ja nende vanemate isikuandmeid Eesti Vabariigi haridusseaduses, põhikooli- ja gümnaasiumiseaduses ja nende alusel antud õigusaktides lubatud ulatuses. 

  • Kooli õppekavaväliste teenuste pakkumisel (nt ruumide rentimine) töötleme teenuse kasutaja isikuandmeid lepingu täitmiseks ja juriidilise kohustuse täitmiseks.

  • Muudel juhtudel küsime alati nõusolekut isikuandmete töötlemiseks. Nõusolek võetakse selgelt eristataval ja tõendataval viisil (nt allkirjastatud avaldus, eraldi nõusolekuvorm e-keskkonnas) ning seda võib igal ajal tagasi võtta. Ennekõike küsime nõusolekut õpilase andmete (nt foto, õppetöö või võistlustöö tulemused) avalikustamiseks kooli veebilehel või trükistes

 

Sisseastumiseks kogutavad andmed

 

Kooli õppima kandideerimisel töötleme õpilaskandidaadi ja tema vanema nime, kontaktandmeid, õpilase esitatud klassitunnistust (sh õpingute hindeid, infot käitumise, hoolsuse ja puudumiste kohta), olümpiaadide tulemusi, sisseastumisel sooritatavate testide tulemusi ning vestluste tulemusi.

Tartu gümnaasiumite ühiste sisseastumiskatsete läbiviimisel on isikuandmete vastutavaks töötlejaks linnavalitsuse haridusosakonna määratud juhtkool. Täpsem info juhtkooli kohta avalikustatakse enne sisseastumise algust kooli ja Tartu linna veebilehel.

Õpilaskandidaat või tema vanem esitab vajalikud andmed Sisseastumise infosüsteem (SAIS) elektroonilises keskkonnas (sisseastumise infosüsteem).

 

Õpilase andmed õppetöös

 

Õppetöö käigus kogume õpilaste kohta isikuandmeid sellises ulatuses, nagu õppetöö korraldamiseks ja haridusteenuse osutamiseks on seadusega ette nähtud. See hõlmab üldjuhul: õpilase nime, isikukoodi või sünniaega, sünnikohta, kontaktandmeid, andmeid eelneva hariduskäigu kohta, jooksvaid õpitulemusi (hinded, eksamitulemused), õppetöös osalemise andmeid (sh puudumised), hinnanguid õpilase hoolsusele ja käitumisele ning tunnustusi (nt kiitused).

Täpne kogutavate andmete koosseis ja säilitamise tähtajad on esitatud kooli õppe- ja kasvatusalastes kohustuslikes dokumentides esitatavad andmed ning dokumentide täitmise ja pidamise korras. 

Õpilaste põhiandmeid haldab kool Tartu haridusteenuste haldamise infosüsteemis (ARNO), mille vastutav töötleja on Tartu Linnavalitsus. ARNO-sse kantakse iga õpilase kohta andmed haridusteenuse pakkumiseks nõutavas mahus ning koolitoitlustuse pakkumiseks vajalik teave. Lapsevanematel on ARNOs juurdepääs oma lapse andmetele (aadressil tartu.ee/arno) ning võimalus osa andmeid ise parandada (nt kontaktinfo).

ARNO edastab õpilaste vajalikud andmed edasi riiklikele registritele: õpilase andmed Eesti Hariduse Infosüsteemi (EHIS) (Haridus- ja Teadusministeeriumi hallatav riiklik register) ning eksamitulemused Eksamite Infosüsteemi (Haridus- ja Noorteameti hallatav register). Õpilaste uurimistööd antakse säilitamiseks üle kooli raamatukogule.

Kool ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui on see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik. Andmeid säilitatakse vastavalt ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.  Näitlikustamiseks mõningaid isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldiseid säilitustähtaegu:

- õpilasraamatuid säilitatakse alaliselt;
- käskkirju laste ja õpilaste kohta säilitatakse 7 aastat;
- päevikuid säilitatakse 5 aastat;
- kirjavahetust laste ja õpilaste liikumise ning koolikohustuse täitmise küsimustes säilitatakse 5 aastat.
 

Õppeinfosüsteem ja e-õppe keskkonnad

  • Koolis on kasutusel elektrooniline õppeinfosüsteem Stuudium (volitatud töötleja OÜ Koodimasin, 10728286), mida kasutatakse e-päevikuna hinnete, puudumiste, kodutööde jm haldamiseks ning õpetajate, õpilaste ja lapsevanemate suhtluseks. Stuudium sisaldab iga õpilase kohta tema õppetööga seotud andmeid (hinded, puudumised, tagasiside jms). Lapsevanemal ja õpilasel on ligipääs oma kontole Stuudiumis; vanemad saavad vajadusel seal ka oma kontaktandmeid uuendada. Stuudiumi teenusepakkuja töötleb andmeid ainult kooli volitusel ning tagab nende kaitse vastavalt lepingule.

  • Kooli Google’i õppekeskkond: Kõigile meie õpilastele loome kooli domeeni @htg.tartu.ee kasutajakonto Google Workspace for Education Fundamentals keskkonnas. See konto annab ligipääsu mitmele Google’i veebipõhisele rakendusele, mida kool õppetöös kasutab. Nende hulka kuuluvad 

    • Gmail (kooli e-post õppetööalaseks suhtluseks), 

    • Google Calendar (kalendrirakendus õppetöö sündmuste ja tähtaegade planeerimiseks), 

    • Google Drive (pilvepõhine failisalvestus ja -jagamine õppefailidele), 

    • Google Docs (tekstitöötlus ühisdokumentide loomiseks), 

    • Google Sheets (tabelarvutus andmete analüüsiks), 

    • Google Slides (esitlustarkvara), 

    • Google Meet (videokoosolekud kaugõppe tundide läbiviimiseks), 

    • Google Forms (küsitluste ja testide koostamine), 

    • Google Classroom (virtuaalne klassiruum õpiülesannete jagamiseks ja tagasisideks), 

    • Google Jamboard (digi-tahvel rühmatöö ja ideestamise tarbeks), 

    • Google Sites (võimalus luua lihtsaid veebilehti projektide esitlemiseks),

    • tehisintellektil põhinev assistent Google Gemini (vestluspõhine vahend ideede genereerimiseks ja info otsinguks õppetöös). 

Kõik nimetatud rakendused on osa kooli Google Workspace for Education keskkonnast, mille puhul kehtivad Google’i haridusteenuste privaatsustingimused (vt Google’i hariduse privaatsusteade). 

  • Moodle: Õppetöö läbiviimiseks kasutab kool ka e-õppe keskkonda Moodle. Moodle võimaldab jagada õppematerjale, teha teste ja esitada töid digitaalselt.

Kõikidele eelmainitud õpikeskkondadele on juurdepääs piiratud isiklike kasutajatunnuste ja salasõnaga või muu turvalise autentimisviisiga. Kasutajakonto loob ja ligipääse haldab direktori määratud töötaja.  Pärast kooli lõpetamist või koolist lahkumist suletakse õpilase kasutajakonto ning andmed Google’i ja e-õppe keskkondades kustutatakse hiljemalt uue õppeaasta alguseks. Antud ajavahemik on ette nähtud selleks, et kasutajal oleks võimalus vajaduse korral oma isiklikud failid enne konto sulgemist alla laadida.

Kõigi teiste digitaalsete keskkondade puhul, mis ei ole õppetööks vältimatult vajalikud, loob kool õpilasele konto üksnes õpilase (või alaealise puhul lapsevanema) nõusolekul.

  • Tehisintellekti (TI) rakendused: koolis kasutatakse õppetöö toetamiseks ka tehisintellektil põhinevaid rakendusi (TI-rakendusi), nagu näiteks OpenAI ChatGPT või Google Gemini vestlusrobot. Kool soosib nende innovaatiliste vahendite mõistlikku kasutamist, kuid on kehtestanud selged reeglid, et kaitsta õpilaste ja õpetajate privaatsust ning tagada vastavus eetikanõuetele. TI-rakendust kasutades on keelatud sisestada sinna isikuandmeid 

 

Muud kooli kasutatavad infosüsteemid

  • Kooliraamatukogu: Kooliraamatukogu laenutuste registreerimiseks kasutame raamatukogude info- ja kataloogisüsteemi RIKS (veebiliides RIKSWEB; teenusepakkuja Deltmar OÜ). Raamatukogu süsteemi kantakse lugeja (õpilase) nimi ja klass ning laenutuste info. Andmeid kasutatakse ainult raamatute laenutamise haldamiseks. Andmed on majutatud Tartu Linnavalitsuse serveris.

  • Microsoft 365 rakendused: Mõningate tegevuste jaoks kasutame ka Microsoft 365 pilveteenuseid. Näiteks võib kool korraldada üritustele registreerimise või siseküsitlusi Microsoft Formsi abil; vajadusel peetakse veebikoosolekuid (nt lastevanemate koosolekud)või edastatakse otseülekandeid (nt jõulupidu) Microsoft Teamsi kaudu; samuti võime kasutada Microsoft 365 gruppe (postiloendeid) info jagamiseks. Microsofti teenuste privaatsustingimused on toodud nende privaatsusavalduses – kool kasutab neid rakendusi üksnes piiratud mahus ning õpilaste andmeid töödeldakse neis vaid vajalikul määral.

  • Nii õppetöös kui õppekavaväliste teenuste pakkumisel või tegevuste korraldamisel kasutame erinevaid Microsoft 365 rakendusi: nt  Microsoft Forms – üritustele registreerimiseks või õppetestide või muude küsitluste läbiviimiseks, Microsoft Teams – videokoosolekute või video otseülekanneteks (nt lastevanemate koosolek või jõulupidu jne), Microsoft 365 grupid e-kirjade ja failide jagamiseks (nt klassi vanemate grupp). Kuidas Microsoft oma rakendustes andmeid töötleb, on täpselt kirjeldatud nende privaatsusavalduses.

  • Dokumendihaldus ja majandustarkvara: Kool kasutab Tartu Linnavalitsuse ühist dokumendihaldussüsteemi ning raamatupidamise tarkvara Dynamics 365 FO. Need süsteemid on kooli ametlike dokumentide registreerimiseks ja raamatupidamisarvestuseks. Kui mõni õpilast puudutav ametlik dokument (nt käskkiri, tunnistus) sisestatakse dokumendiregistrisse, on sellele juurdepääs piiratud (vt allpool dokumendiregistri osa).

 

Õpilase tugivajaduse- ja terviseandmed

Õpilase arengut, võimetekohast õppimist ja sotsiaalseid oskusi toetava teenuse pakkumisel (koolipsühholoog) kasutame õpitulemuste andmeid, vastavalt juhtumile õpiraskuse andmeid, psüühika- ja käitumishäirete andmeid ning terviseandmeid.

Teenuste korraldamisega seotud isikutel on õigus avaldada üksteisele õpilasele abi ja teenuse korraldamiseks vajalikke isikuandmeid kuid üksnes mahus ja ulatuses, mis on vajalik õpilasele abi ja teenuse korraldamiseks. Andmed õpilasele osutatud teenuse kohta kantakse Tartu haridusteenuste haldamise infosüsteemi ARNO, mis edastab Eesti Hariduse Infosüsteemi.

Kui soovime tugiteenuste pakkumisel kasutada kooliväliseid spetsialiste (kooliväline võrgustikutöö), siis selleks küsime alati nõusolekut.

Koolitervishoiuteenust pakub Tartu Koolitervishoiu OÜ ning selle teenuse käigus kogutud andmeid koolile ei edastata. Kooli vastuvõtmisel küsitud tervisekaardil esitatud teave (varasemad vaktsineerimised, kroonilised haigused, pidevalt kasutatavad ravimid, aga ka ravimi- ja toiduallergiad) on vajalik lapse tervist koolis jälgides, aga ka õpikeskkonna kohandamiseks. Kooli vastuvõtmisel nõutud terviseandmed liiguvad perearstilt otse kooliarstile.

 

Lapsevanema andmed

Kool kogub ja kasutab lapsevanemate või eestkostjate kontaktandmeid (nimi, telefon, e-post) eelkõige sujuva suhtlemise tagamiseks kodu ja kooli vahel. Näiteks kasutame vanema kontaktandmeid teadete saatmiseks (koosolekute kutsed, teated õpilase õppetöö või käitumise kohta) ning selgituste jagamiseks õppetöö, kooli ürituste jm asjus. Lapsevanema andmeid hoiame samuti ARNOs ja Stuudiumis – vanematel on sealt oma lapse kohta ülevaade ning nad näevad ka enda kontaktandmeid, mida saavad vajadusel ajakohastada. Kui õpilane koolist lahkub (lõpetab), siis suletakse ka vanema kasutajakonto nendes süsteemides ning tema kontaktandmeid kooli aktiivses andmebaasis ei hoita..

 

Videovalve koolis

 Kooli territooriumil ja hoones on turvalisuse huvides kasutusel videovalvekaamerad. Nende eesmärk on ennetada ja vajadusel uurida juhtumeid, mis ohustavad õpilaste, töötajate või vara turvalisust (nt koolivägivald, vandalism). Videovalve kasutamise põhimõtted on sätestatud kooli kodukorras. Kaamerate salvestistele on juurdepääs piiratud volitatud isikutega ning salvestisi säilitatakse üksnes lühike aeg, kui pole tarvidust konkreetse juhtumi lahendamiseks neid kauem hoida.

 

Filmimine ja pildistamine koolis

Kool kajastab oma tegevusi avalikkusele, järgides seejuures privaatsusnõudeid. Avalikel kooliüritustel (aktused, kontserdid, spordivõistlused, jms, mis toimuvad avalikus kohas või on suunatud kogu kooliperele ja vanematele) võidakse teha foto- ja videomaterjali ning avaldada see kooli kommunikatsioonikanalites. Sellistel puhkudel teavitame eelnevalt, et üritusel toimub pildistamine/filmimine, ning anname võimaluse soovi korral kaadrisse mitte jääda. Mitteavalikus kohas (nt õppetund klassiruumis, kinnine üritus) küsime alati eelneva nõusoleku, enne kui eksponeerime kellegi pilti või videot avalikult. Samadest põhimõtetest peavad kinni ka kooli töötajad ja õpilased oma isiklikel kontodel – s.t. teiste koolipereliikmete pilte või videosid ei tohi keegi ilma vastava loata avalikus internetis jagada.

 

Veebileht, koolileht ja sotsiaalmeedia

Koolil on oma ametlik veebileht ning kontod sotsiaalmeedias (Facebook, Instagram) koolielu tutvustamiseks. Samuti annab õpilasesindus välja koolilehte Miilang. Nendes kanalites avaldame õpilaste isikuandmeid (nimi, foto, töö või saavutuse info jne) vaid asjaosalise nõusolekul. Näiteks kui avaldame uudise võistlustel auhinnalise koha saanud õpilasest, siis ainult tema enda ja alaealise puhul ka vanema loal. Kui kooli veebilehel on mõni lehekülg, mis sisaldab õpilaste nimesid või muid andmeid (nt õpilasesinduse liikmete loetelu, olümpiaaditulemused, kiituste nimekiri), siis oleme seadnud need lehed otsingumootoritele nähtamatuks, et andmed ei leviks laiemalt internetis. Sotsiaalmeedia kanalites mõtleme samuti privaatsusele – reeglina jagame seal vaid avalikel üritustel tehtud pilte ning õpilasi nimeliselt seal ei nimeta. Samuti jälgime seal postituste juurde lisatavaid kommentaare ja eemaldame need, mis sisaldavad ebasobivaid või liigselt isikuandmeid avaldavaid elemente.

Lisaks mainime, et kooli veebilehe külastamisel salvestub mõningane tehniline teave: külastaja arvuti võrguaadress (IP-aadress), kasutatav veebilehitseja ja operatsioonisüsteem, külastuse aeg ning külastatud lehtede info. Neid andmeid ei seostata konkreetse inimesega; neid kasutatakse koondstatistikana, et analüüsida veebilehe külastatavust ja parandada kasutajakogemust. Külastusstatistika andmeid säilitatakse turvaliselt ning need ei ole avalikult nähtavad.

 

 

Vilistlased

 

Pärast kooli lõpetamist jääb õpilane kooli vilistlaste nimekirja. Kooli kodulehel avaldatakse iga lennu lõpetajate nimed koos lõpetamise aastaga. Kõigil vilistlastel on õigus nõuda oma nime eemaldamist avaldatud nimekirjast – kool austab seda soovi ja kustutab nime vastava päringu korral. Lisaks on vilistlastel võimalus liituda kooli vilistlaste e-posti listiga, et saada teavet koolis toimuvate suuremate ürituste või kokkutulekute kohta. Sellise listiga liitumine on vabatahtlik ning listist saab igal ajal lahkuda (andke lahkumissoovist koolile teada, siis eemaldame kontakti). Kui vilistlane on liitunud, kasutame tema nime ja e-posti aadressi ainult oluliste kooli puudutavate teadete edastamiseks. Loobumise korral tema kontaktid kustutatakse listist.

 

Kooli dokumendiregister

 

Seaduse kohaselt peame kõik koolis koostatud ja koolile saadetud dokumendid registreerima dokumendiregistris. Dokumente, mis sisaldavad isikuandmeid, tähistame märkega – asutusesiseseks kasutamiseks ja neid me dokumendiregistri avalikus vaates ei näita. Ka eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud. Kui saabunud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks.

 

Pöördumises esitatud andmeid kasutame vaid pöördujale vastamise eesmärgil.  Kui peame vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik. Kui meile saadetud pöördumisele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame pöördujat vastavast edastamisest.

 

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat, misjärel kuuluvad selle tähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.

 

Meil on kasutusel Tartu Linnavalitsuse ja tema hallatavate asutuste ühine dokumendihaldussüsteem, mille vastutav töötaja on Tartu Linnavalitsus. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumentidele on ligipääs vaid neil, kes vajavad seda tööülesannete täitmiseks.

 

Tööle kandideerimine

 

Tööle kandideerimisel töötleme kandidaadi avaldatud isikuandmeid, et hinnata sobivust vastavale töökohale. Sobivuse hindamiseks kogume kandidaadi kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. 

Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.

Värbamisprotsessi raames säilitame saadud dokumente 1 aasta värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks, samuti paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks või kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

Enne töölepingu sõlmimist kontrollime karistusregistrist, ega ei esine asjaolusid, mis välistaks töötaja töölevõtmist lastega töötava isikuna. Sellise kohustuse paneb meile lastekaitseseaduse § 20. Sama päringu teeme kõikide lastega töötavate isikute kohta vähemalt kord aastas. Eesti Hariduse Infosüsteemi kantud koolitöötajate karistatust kontrollib perioodiliselt nimetatud infosüsteem automaatselt.

 

Kooli lepingupartnerite isikuandmed

 

Kool teeb koostööd erinevate lepingupartneritega (nt teenuseosutajad, ruumide rentnikud, toitlustajad). Lepingute sõlmimise käigus kogume partneri või tema esindaja kontaktandmeid (nimi, telefon, e-post) ning vajadusel muid andmeid, mis on lepingu täitmiseks vajalikud. Näiteks kui sõlmime lepingu toitlustusettevõttega, siis on meil kontaktisik ja tema telefon/e-post, et operatiivselt suhelda. Lepinguid ja nendega seotud andmeid säilitame üldjuhul 10 aastat pärast lepingu lõppemist). 

Kui lepingupartneri töötajad puutuvad oma töö käigus vahetult kokku meie kooli õpilastega (näiteks koolisööklas kokad või kooli juures huviringi juhendajad), siis küsime nendelt töötajatelt nime ja isikukoodi ning kontrollime samuti nende tausta karistusregistrist (lastega töötamise piirangute välistamiseks). 

Kooli ruumide üürile andmisel kasutame Tartu Linnavalitsuse ruumide broneerimisportaali, mille vastutav töötleja on Tartu Linnavalitsus.

 

Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

 

Me ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, kui:

 

  • seda nõuavad õigusaktid – õpilaste ja õpetajate andmete kandmine Eesti Hariduse Infosüsteemi, töösuhetes andmete esitamine  Maksu- ja Tolliametile, Tervisekassale, Sotsiaalkindlustusametile 

  • isikul või asutusel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus neid küsida - 

    nt lastekaitsetöötaja, uurimisasutus, kohtuväline menetleja, kohus, riikliku järelevalve menetluses järelevalveasutus, teenistusliku järelevalve käigus linnavalitsus.

  • see on vajalik õpilase eluliste huvide kaitseks 

  • oleme selleks saanud nõusoleku

 

Lisaks eeltoodule võivad esineda olukorrad, kus andmete edastamine on õppetöö korraldamise osa. Näiteks kui kool viib õppetöö raames läbi õppekäigu mõnda teise asutusse või organisatsiooni (nt Riigikogusse, kohtusse, Kaitseväe üksusesse), kus sissepääsuks on nõutav isiku tuvastamine, siis edastab kool enne õppekäiku vastuvõtvale asutusele osalevate õpilaste nimekirja ja vajadusel nende isikukoodid. See on vajalik turvakontrolli läbimiseks ja loetakse õppetöö korraldamiseks vajaliku andmete edastamisena (mis on kooli avaliku ülesande osa).

 

Kooli kasutatavate IT-teenuste pakkujad (nt Stuudium, Google, Microsoft) tegutsevad volitatud andmetöötlejatena kooli ülesandel. Neis keskkondades andmete töötlemist ei loeta andmete avalikustamiseks kolmandale isikule, sest nad töötlevad andmeid üksnes meie korraldusel ja lepingute alusel. Kool on nendega sõlminud lepingud, mis sätestavad rangelt, et teenusepakkuja tohib isikuandmeid kasutada ainult teenuse osutamiseks koolile ning peab tagama nende kaitse. Näiteks Google või Stuudium ei tohi kooli andmeid omal algatusel edasi anda ega kasutada muul eesmärgil (nt reklaamiks).

 

 

Isiku õigused seoses oma andmetega 

Igal isikul, kelle andmeid kool töötleb (õpilasel, lapsevanemal, töötajal, vilistlasel), on õigus oma andmete kaitstusele ja kontrollile. Siin on olulisemad õigused, mida saab kasutada:

  • Õigus tutvuda enda andmetega: Igaühel on õigus saada kinnitust, kas ja milliseid isikuandmeid kool tema kohta töötleb, ning tutvuda nende andmetega. Selleks tuleb esitada koolile vastav taotlus – näiteks pöördudes isiklikult kooli kantseleisse (Munga 12, Tartu) või saates digiallkirjastatud avaldus e-posti aadressile kantselei@htg.tartu.ee. Kool peab veenduma taotluse esitaja isikusamasuses, mistõttu võidakse paluda täiendavaid andmeid (nt isikut tõendavat dokumenti) enne andmete väljastamist. Päringule vastatakse hiljemalt ühe kuu jooksul. Kool võib keelduda andmete väljastamisest ainult siis, kui see võib:

    • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,

    • ohustada riigi julgeolekut,

    • takistada kuriteo ennetamist või uurimist või raskendada süüdlase karistamist.

  • Õigus nõusolek tagasi võtta: Kui isikuandmete töötlemine toimub nõusoleku alusel (nt pildi avaldamine veebis nõusoleku põhjal), on isikul igal ajal õigus oma antud nõusolek tagasi võtta. Pärast nõusoleku tühistamist ei töötle kool neid andmeid edasi (juhul kui puudub muu seaduslik alus töötlemiseks).

  • Õigus andmete parandamisele: Isikul on õigus nõuda ebaõigete või vananenud andmete parandamist. Samuti võib ta nõuda mittetäielike andmete täiendamist, kui need on konkreetse töötlemise eesmärki silmas pidades puudulikud. Näiteks kui muutub õpilase või vanema kontakttelefon, on õigus nõuda koolil selle uuendamist (tihti saab vanem seda ise Stuudiumis teha).

  • Õigus töötlemise piiramisele ja kustutamisele: Teatud tingimustel on õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist või andmete kustutamist. Eelkõige saab seda teha juhul, kui koolil ei ole enam õiguspärast alust andmeid kasutada. Tuleb arvestada, et mitte kõikide andmete osas ei saa nõuda kustutamist – näiteks õpilaste õppetulemuste ja tunnistuste andmeid peab kool seaduse alusel säilitama ja need ei kuulu kustutamisele enne säilitustähtaja lõppu. Samuti ei saa kool kustutada andmeid, mida ta on kohustatud töötlema lepingu täitmiseks või avaliku ülesande raames (nt õppeinfosüsteemi baasandmed õpilase koolis oleku ajal). Küll aga, kui andmete säilitustähtaeg on möödunud või töötlemise alus ära langenud, kustutab kool need ise ja võib seda teha ka isiku taotluse alusel.

  • Õigus vastuväidete esitamisele: Kui isik leiab, et kool on tema andmete töötlemisel rikkunud tema õigusi, on tal õigus esitada kooli tegevuse peale vaie (kooli direktorile või Tartu Linnavalitsusele kui kõrgemalseisvale organile) või pöörduda kohtusse. Lisaks on igal isikul õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole, mis on järelevalveasutusena pädev hindama, kas isikuandmete töötlemine on olnud seaduspärane.

Andmekaitse kontakt: Kõigi isikuandmete töötlemist puudutavate küsimuste korral (sh oma õiguste kasutamiseks või selgituste saamiseks) saab ühendust võtta Tartu Linnavalitsuse andmekaitsejuhiga e-posti teel aadressil andmekaitse@tartu.ee. See kontakt on kättesaadav nõu ja abi saamiseks, tagamaks et kooli andmekaitsetingimused on korrektselt järgitud ja igaühe privaatsus on kaitstud.

 

Changed

 KAlender Kalender  

vaata kalendrit | arhiiv